Digitale Gründung und Statutenänderung – alles online, ohne Apostille

Wer in der Schweiz eine AG oder GmbH gründet, Statuten ändert oder eine Mutation im Handelsregister anmeldet, denkt oft an Papierberge, Notartermine vor Ort und – bei Beteiligten im Ausland – an aufwändige Apostillen. Das muss nicht mehr sein. Dank der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) und der Möglichkeit, öffentliche Urkunden digital zu erstellen, lässt sich der gesamte Prozess heute rein digital abwickeln. Unser Notariat in St. Gallen bietet Ihnen genau diese Lösung an.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die QES ist der höchste Standard für elektronische Unterschriften und gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Sie basiert auf dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und setzt eine einmalige Identitätsprüfung bei einem anerkannten Zertifizierungsdienst voraus. Anerkannte Anbieter in der Schweiz sind unter anderem Swisscom Trust Services, SwissSign und QuoVadis/DigiCert.

Das Besondere: Die Identifikation kann heute auch per Video-Identifikation online durchgeführt werden. Wer sich einmal identifiziert hat, kann anschliessend von überall auf der Welt Dokumente rechtsgültig signieren – ob am Laptop in Zürich oder am Smartphone in Singapur.

Welche Geschäfte lassen sich digital abwickeln?

Die Palette der vollständig digitalisierbaren Geschäfte im Handelsregisterbereich ist heute breit. Im Kern geht es um zwei Kategorien: Urkunden, die öffentlich beurkundet werden müssen, und Anmeldungen bzw. Belege, die mit einer QES signiert werden.

Gründungen (AG, GmbH)

Die Errichtungsurkunde für eine AG- oder GmbH-Gründung kann durch den Notar elektronisch erstellt und digital an das Handelsregisteramt übermittelt werden. Der Kanton St. Gallen ermöglicht die Erstellung öffentlicher Urkunden in elektronischer Form. Sämtliche Gründer unterzeichnen die erforderlichen Dokumente mit QES, der Notar erstellt die digitale Ausfertigung, und die Anmeldung erfolgt elektronisch beim Handelsregisteramt.

Statutenänderungen

Beschliesst die Generalversammlung eine Änderung der Statuten – sei es eine Firmaänderung, eine Zweckänderung, eine Kapitalerhöhung oder eine sonstige Statutenrevision – bedarf es einer öffentlichen Beurkundung. Auch dieses Geschäft kann vollständig digital abgewickelt werden: Das Protokoll der Generalversammlung wird mit QES signiert, der Notar erstellt die Urkunde elektronisch, und die Einreichung beim Handelsregisteramt erfolgt digital.

Weitere Handelsregister-Mutationen

Viele Handelsregister-Mutationen erfordern keine öffentliche Beurkundung, sondern lediglich eine korrekt unterzeichnete Anmeldung mit den nötigen Belegen. Dazu gehören beispielsweise Personenmutationen im Verwaltungsrat oder in der Geschäftsleitung, Änderungen der Zeichnungsberechtigung, Sitzverlegungen oder Domiziländerungen. Auch diese Anmeldungen können mit QES unterzeichnet und digital eingereicht werden.

Selbstbeglaubigung statt Apostille – der entscheidende Vorteil für Personen im Ausland

Hier liegt einer der grössten Vorteile der digitalen Abwicklung: Unterzeichnet eine Person die Handelsregisteranmeldung mit einer schweizerischen QES, gilt dies als Selbstbeglaubigung der Unterschrift. Eine zusätzliche Beglaubigung durch einen Notar oder eine Apostille ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Das ist besonders relevant für Gründer, Verwaltungsräte und Geschäftsführer, die im Ausland wohnen. Der klassische Weg – Unterschrift vor einem lokalen Notar, Beglaubigung, Apostille, internationaler Postversand – entfällt komplett. Stattdessen genügt ein paar Klicks mit dem QES-Zertifikat.

Konkret bedeutet das:

• Kein Gang zum lokalen Notar im Ausland

• Keine Apostille erforderlich

• Kein internationaler Dokumentenversand per Post

• Kein Zeitverlust durch Wartezeiten und Postlaufzeiten

• Volle Rechtsgültigkeit nach Schweizer Recht

Der Ablauf bei unserem Notariat in St. Gallen

Wir haben unseren Prozess konsequent auf die digitale Abwicklung ausgerichtet. Ein typischer Ablauf sieht folgendermassen aus:

1. Auftragserteilung und Vorbereitung: Sie nehmen per E-Mail, Telefon oder über unsere Webseite Kontakt mit uns auf. Wir klären Ihr Anliegen und bereiten die notwendigen Dokumente vor – Statuten, Protokolle, Erklärungen und Anmeldeformulare.

2. QES-Identifikation: Sie haben keine QES? Kein Problem, wir senden Ihnen den Link, worüber sie sich direkt identifizieren können. Sie brauchen kein eigenes Abo! Der Vorgang dauert nur wenige Minuten.

3. Digitale Signatur: Alle Beteiligten unterzeichnen die Dokumente mit ihrer QES – orts- und zeitunabhängig. Es ist nicht erforderlich, gleichzeitig online zu sein.

4. Notarielle Beurkundung: Soweit eine öffentliche Beurkundung erforderlich ist, erstellt unser Notar die Urkunde in elektronischer Form und fügt seine Amtssignatur bei.

5. Einreichung beim Handelsregisteramt: Wir reichen sämtliche Dokumente digital beim zuständigen Handelsregisteramt ein. Die Bearbeitung erfolgt ohne Medienbruch – vom ersten Entwurf bis zur Eintragung.

Für wen eignet sich die digitale Abwicklung besonders?

Die rein digitale Abwicklung ist für praktisch jeden Anwendungsfall geeignet, erweist sich aber in bestimmten Konstellationen als besonders vorteilhaft:

• Gründerinnen und Gründer mit Wohnsitz im Ausland, die eine Schweizer AG oder GmbH errichten möchten

• Internationale Verwaltungsräte, die für Handelsregister-Mutationen nicht in die Schweiz reisen können

• Unternehmen mit verteilten Teams, deren Zeichnungsberechtigte an verschiedenen Standorten arbeiten

• Gesellschaften, die rasch handeln müssen – etwa bei dringenden Statutenänderungen oder Kapitalerhöhungen

• Treuhänder und Anwälte, die ihren Mandanten einen effizienten, modernen Service bieten wollen

Kosten und Zeitersparnis

Die digitale Abwicklung spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Der Wegfall der Apostille allein kann je nach Land mehrere hundert Franken einsparen. Dazu kommen die Einsparungen bei Kurier- und Postkosten, Reisekosten und dem Zeitaufwand für die physische Koordination. Typischerweise lässt sich eine Gründung oder Statutenänderung, die auf dem klassischen Weg Wochen in Anspruch nimmt, digital innert weniger Tage abschliessen.

Unser Angebot – Notariat St. Gallen

Als Notariat mit Sitz in St. Gallen bieten wir die vollständig digitale Abwicklung folgender Geschäfte an:

• Gründung von AG und GmbH

• Statutenänderungen (Firma, Zweck, Kapital, Sitz etc.)

• Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen

• Handelsregister-Mutationen aller Art

• Weitere beurkundungspflichtige Geschäfte

Sie möchten mehr erfahren oder ein konkretes Vorhaben besprechen? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne und begleiten Sie durch den gesamten Prozess.